Analyse de poste : les matrices

matrice Eisenhower

Si vous avez déjà fait appel à des consultants, vous avez sans doute remarqué que nous utilisons très souvent des outils graphiques pour amorcer les travaux. Cet article présente plusieurs matrices utiles pour commencer une analyse de poste.

La matrice Eisenhower

 

Objectif : Prioriser les tâches

Cette matrice est connue pour avoir été utilisé par Dwight Eisenhower. Elle est utile à l’analyse de poste et permet de travailler sur la gestion du temps et la priorisation des tâches. Elle peut être utilisée en début de chaque journée et / ou semaine pour organiser votre emploi du temps.

 

Méthode

  • Listez l’ensemble des tâches que vous réalisez (ou les principales).
  • Pour chaque tâche, définir si elle est très importante ou peu importante. Puis définir si elle est urgente ou non urgente.
  • Réalisez ensuite un tableau à double entrée, avec un axe désignant l’importance de la tâche et l’autre axe renvoyant à l’urgence de celle-ci (voir tableau).
Important Pas important
Urgent (1) (3)
Pas urgent (2) (4)

 

Résultat

  • Les tâches urgentes et importantes (1) :

Ces tâches devraient être vos priorités. Traitez-les dès que possible elles méritent toute votre attention.

  • Les tâches non urgentes et importantes (2) :

Pour ces tâches, planifiez ! Il vous faudra trouvez du temps pour les traiter avant qu’elles ne deviennent urgentes.

  • Les tâches urgentes et non importantes (3) :

Pourquoi ne pas déléguer ces tâches ?  (En gardant un contrôle sur le résultat, si vous en voyez l’utilité). Sinon il vous faudra faire un choix : la gérer immédiatement (par exemple si elle est rapide) ou la remettre à plus tard voir la supprimer.

  • Les tâches non urgentes et non importantes (4) :

Le modèle propose d’automatiser, ou de supprimer ces tâches (sauf si elle est jugée agréable et non encombrante, dans ce cas faites-vous plaisir !), en effet vous n’avez à priori pas de raison de vous encombrer.

Matrice tâche stratégique / plus-value

 

Objectif : différencier le cœur de métier des tâches subsidiaires

Ce modèle m’a été présenté de façon informelle et je n’ai pas retrouvé son auteur. Cette fois l’objectif est de différencier les tâches dites du cœur de métier des autres. Ce modèle peut être utilisé pour repenser les missions d’un collaborateur, réorganiser les tâches à l’intérieur d’une équipe, aider au recrutement ou même amorcer une GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences).

 

Méthode

La méthode ressemble fortement à celle utilisée pour réaliser la matrice Eisenhower.

  • Pour commencer listez les tâches associées au poste analysé.
  • Pour chaque tâche définir s’il y a une plus-value à ce qu’elle soit réalisée sur ce poste, puis définir si elle est stratégique pour l’entreprise ou non.
  • Réalisez le tableau à double entrée, avec un axe avec / sans plus-value et l’autre axe renvoyant à l’aspect stratégique de la tâche (voir tableau).
Avec plus-value Sans plus-value
Stratégique (1) (3)
Non stratégique (2) (4)

 

Résultats

  • Les tâches stratégiques avec plus-value (1) :

C’est le cœur de métier ! Si le poste est bien configuré le travailleur doit dépenser la majorité de son temps et de son énergie à ces tâches.

  • Les tâches non stratégiques avec plus-value (2) :

Si elles sont jugées plaisantes, ce seront les tâches « bol d’air ». Elles permettent au collaborateur de développer un maximum de ces capacités tout en relâchant la pression des tâches stratégiques. Si elles ne sont pas jugées plaisantes, essayez de les limiter pour vous concentrer sur votre cœur de métier.

  • Les tâches stratégiques sans plus-value (3) :

Déléguez ces tâches dès que possible (mais garder un œil sur elles pour vous assurer de leurs bonnes réalisations) !

  • Les tâches non stratégiques et sans plus-value (4) :

Automatisez-les ou supprimez-les ! Si ce n’est pas le cas, essayez de vous encombrer le moins possible de ces tâches.

 

Les divers applications de la matrice tâche stratégique / plus-value

 

Recrutement

Lors d’un recrutement vous pouvez être amené à différencier les compétences prioritaires, celles absolument nécessaires pour la prise de poste, des compétences secondaires, celles qui sont souhaitables mais peuvent être développés suite à de la prise de poste. En utilisant cette matrice, les compétences liées aux tâches stratégiques avec plus-value devraient être les compétences prioritaires.

 

Organisation de l’équipe hiérarchisée

Il existe de nombreux modèles d’organisation des équipes de travail. L’utilisation de cette matrice est particulièrement utile pour les équipes hiérarchisées. En utilisant cette matrice, le responsable de l’équipe (N+1) effectue les tâches de son cœur de métier ainsi qu’une partie des tâches « bol d’air ». Il délègue à ses subordonnés (N) les tâches situées en (2) et en (3). De ce fait les tâches situées en (2) et en (3) doivent correspondre aux tâches stratégiques avec plus-value et non stratégique avec plus-value de N.

matrice gestion d'équipe

 

Développement des compétences

En suivant la logique organisationnelle développée ci-dessus, vous pourrez en extraire un modèle de développement des compétences. En effet pour que le travailleur de niveau N accède au N+1, il devrait commencer par acquérir les compétences des tâches stratégiques sans plus-value, puis les compétences des tâches non-stratégiques avec plus-value pour finir par acquérir les compétences des tâches stratégiques avec plus-value. Il pourra dès lors exercer le poste de N+1 (ou le poste visé).

matrice développement des compétences

 

Autres matrices

Ces matrices sont des aides à la compréhension de poste. Vous pouvez créer vos propres matrices, la seule limite étant votre imagination. Il faut tout de même garder à l’esprit que ses matrices simplifient le contenu du poste. La réalité et bien plus complexe et réaliser une analyse de poste précise demandera un travail de fond. Les matrices servent à défricher, elles ne sont que des amorces.

Pour conclure cet article, voici une liste non exhaustive des matrices utilisable en analyse de poste.

En santé au travail :

  • L’attitude décisionnel / demande psychologique (diagramme des situations stressantes de Karasek).
  • Sentiment de compétence / épanouissement dans la tâche
  • Sentiment de compétence / adéquation avec les valeurs personnelles

N’hésitez pas à me faire part des matrices que vous utilisez, je les ajouterais à la suite.

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Analyse de poste : les matrices
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