Entretien de reprise : moyen de lutte contre l’absentéisme ?

entretien de reprise

Il y a de ça quelques jours, j’ai rendu visite à un encadrant qui rencontre des problèmes d’absentéisme dans son équipe. Depuis quelques mois il réalise un entretien de reprise avec au retour de chacun de ces employés absents plus d’une semaine. Cependant il a l’impression que ces entretiens desservent sa cause. Ils sont mal vécus par une partie de l’équipe et il n’y a pas d’amélioration de l’absentéisme.Pourtant la logique est simple : s’entretenir avec les employés à leur retour d’absence pour les tenir informé des évolutions dans l’équipe (et favoriser une reprise sereine, évitant les situations problématiques pour le travailleur), et faire le point sur les conséquences de l’absence (et ainsi encourager l’engagement de l’employé).

Comment utiliser l’entretien de reprise pour lutter contre l’absentéisme et développer l’engagement ?

Si j’ai pris ce cas pour introduire l’entretien de reprise, c’est que les erreurs commises par l’encadrant sont relativement courantes.

Réaliser un entretien engageant et non culpabilisant

Si vous réalisez systématiquement un entretien de reprise, que vous commencez par informer le travailleur des changements qu’il y a eu durant son absence (organisation, nouveau projet, compte rendu de réunion etc.), que vous cherchez plus à savoir comment éviter de futures absences plutôt qu’à vérifier que l’absence n’était pas abusive, alors bravo, vous êtes probablement un bon encadrant. Sinon, vous savez ce qu’il vous reste à faire pour vous améliorer !

Peut-être que vous pensez qu’il est normal de rappeler à l’ordre les fainéants qui ne bossent jamais (ok, je vais aux extrêmes). Dans ce cas essayez de vous rappeler ce que vous avez ressenti la dernière fois qu’on vous a soufflé dans les bronches alors que vous pensiez être dans votre droit. Comme tout un chacun vous vous êtes certainement braqué, voire énervé ou tout simplement désengagé. C’est également le sentiment que pourrait développer votre employé. Au mieux il restera désengagé dans son travail, au pire il montera ses collègues contre vous. Dans tous les cas vous êtes dans une relation perdant-perdant.

Pour vous retrouver dans une relation gagnant-gagnant il vous suffit de :

– S’assurer que l’employé se retrouve en situation favorable à sa reprise (information des changements, contexte de travail rassurant dans les premiers temps de la reprise).

– Échanger et agir sur les causes profondes des absences.

Enfin, si vous avez des preuves objectives qu’il s’agit d’une absence abusive (suite à un contrôle d’un médecin par exemple) vous avez tout intérêt à le sanctionner (de façon proportionnée, accompagné d’explications et toujours en essayant d’en comprendre les causes). En effet vous devez préserver un sentiment de justice dans la gestion de votre équipe.

S’assurer de l’acceptabilité sociale de l’entretien

Comme toujours, élaborer vos procédures par une démarche participative favorisera l’acceptation de celle-ci. De plus vos employés s’engageront plus facilement à la respecter.  Le sentiment de justice organisationnelle se trouvera renforcé. En dépensant quelques minutes dans une réunion avec votre équipe, vous gagnerez un temps précieux dans la gestion des absences de vos collaborateurs.

Ci-dessous vous trouverez quelques rappels sur la forme et le contenu de l’entretien de reprise ainsi qu’un exemple de fiche (téléchargeable à la fin de cet article).

Rappels sur l’entretien de reprise

Objectif : Il est nécessaire de s’entretenir avec un salarié de retour d’absence, ne serait-ce que pour prendre de ses nouvelles, l’informer de ce qui s’est passé durant son absence, lui proposer une aide éventuelle, lui montrer que l’entreprise compte sur lui, rappeler les consignes en cas d’absence.

Qui : Manageur de proximité (N+1), dans certains il peut être accompagné par un responsable RH (par exemple dans les cas d’absences répétées, le responsable RH peut alors rappeler ses absences au salarié).

Quand : Le jour de la reprise du collaborateur.

Durée : 15 minutes maximum.

Comment :

  • De façon formelle : par exemple pour les entretiens de reprise après des arrêts de longue durée, des arrêts répétitifs ou des arrêts faisant suite à un accident de travail.
  • De façon informelle: pour les absences de courte durée non répétitive.

    Contenu de l’entretien

Pour rappel cet entretien n’est ni un entretien médical, ni un entretien disciplinaire, ni un entretien annuel.

La question centrale est donc « comment allez-vous ? » et « non pourquoi étiez-vous absent ? ».

Les points qu’il est conseillé d’aborder durant l’entretien sont les suivants :

  • Informer le salarié de ce qui s’est passé durant son absence (réunion d’équipe, événement particulier etc.).
  • Indiquer l’impact de l’absence sur l’organisation du travail (de façon objective). L’objectif n’est pas de culpabiliser votre collaborateur au risque de le braquer / désengager.
  • Le cas échéant, rappeler les consignes en cas d’absence.
  • Interroger le collaborateur sur un lien possible entre son absence et le poste qu’il occupe (matériel inadapté, problème ergonomique, démotivation, inadéquation des horaires de travail avec des contraintes de sa vie privée etc.). Comprendre les causes n’est pas tolérer les absences. Lors de l’entretien il s’agit de trouver des solutions pour éviter que l’absence se reproduise.

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Exemple de fiche

Entretien de reprise

Entretien mené le                      par :

Nom :

Poste :

Signature :

Nom :

Poste :

Signature :

 

Pour la reprise de

Nom :

Poste :

 

L’employé a été informé de :

  • L’activité de l’équipe durant la période d’absence
  • L’impact de l’absence sur l’équipe (facultatif)
  • Les modalités / consignes en cas d’absence (facultatif)

Lien entre l’absence et le poste occupé

 

 

 

 

 

 

 

 

Autres remarques

 

 

 

 

 

 

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